Se você trabalha com prospecção, já esbarrou em um dos maiores obstáculos do processo: a secretária. Ou melhor dizendo, a pessoa responsável por filtrar o que chega (ou não) até o decisor.
Na aula da PipeLovers, Jéssica Bosco, Head de Produto na PipeLovers, trouxe um conteúdo direto ao ponto sobre como vencer esse bloqueio com inteligência. O que ela mostrou vai muito além de “o que falar no telefone”: trata-se de entender quem está do outro lado da linha, adaptar sua abordagem e criar uma percepção de valor, urgência ou familiaridade nos primeiros segundos da conversa.
Não existe uma só “secretária”
Antes de tudo, é preciso abandonar a ideia de que toda pessoa que atende ligações na empresa cumpre o mesmo papel. Jéssica detalhou quatro perfis diferentes:
- Recepcionista: mais generalista e com menor contexto interno.
- Secretária intermediária: filtra com base em critérios simples (cargo, função).
- Secretária executiva: braço direto do decisor, conhece suas prioridades.
- Assistente multifunção: cumpre várias tarefas e às vezes atua como gatekeeper sem estar preparada para isso.
Cada um desses perfis exige uma abordagem diferente. Falar com uma recepcionista é diferente de passar por uma executiva. E não entender essa diferença é o que torna a maioria das ligações ineficazes.
O que faz uma ligação ser repassada?
Passar pela secretária não é sobre ser insistente, é sobre ser percebido como relevante. A Jéssica destacou três caminhos eficazes:
- Gerar familiaridade: Usar elementos que conectem você ao decisor. Ex: “Sou o João, parceiro do Gabriel em um outro projeto…”
- Criar urgência: Transmitir a sensação de que a ligação trata de algo importante ou com prazo. Ex: “É sobre um tema estratégico que o Bruno pediu para tratar com ele ainda hoje.”
- Demonstrar valor percebido: Ser específico. Ex: “Falo sobre um ponto do relatório de performance da área de CX que pode impactar o NPS.”
Essas estratégias funcionam porque rompem a barreira do genérico e mostram que sua ligação tem contexto.
Horário importa (e muito)
Outro ponto valioso: o timing da ligação. Ligar antes do expediente começar ou no final do dia aumenta as chances de falar diretamente com o decisor, quando a secretária ainda não chegou ou já saiu.
Esse tipo de tática simples, mas pensada, pode mudar completamente sua taxa de conversão de ligação para reunião.
O que nunca fazer?
Evite abordagens genéricas como “Gostaria de falar com o responsável” ou “Posso deixar um recado?”. São sinais claros de que você não tem clareza, nem urgência e isso é música para os ouvidos de uma gatekeeper que quer proteger o tempo do decisor.
O erro mais comum é acreditar que passar pela secretária é sobre “vencer resistência”. Na prática, é sobre construir confiança e mostrar que você sabe por que está ligando.
A prática é o verdadeiro diferencial
A aula encerrou com um ponto essencial: cada ligação é uma chance de aprender. Pratique diferentes formas de abordagem, teste variações de discurso e analise o comportamento de quem está do outro lado. Com o tempo, você desenvolve faro para saber qual estratégia usar em cada cenário.
Dica final: estude seu ICP, entenda o contexto da empresa e mapeie como funciona o fluxo de atendimento. Isso é o que transforma uma cold call em uma ponte real para a reunião.
